Таймменеджмент для специалиста

Больше двух лет назад я написал эту статью для сообщества MFC.GURU. Спустя время очень забавно читать, т.к. понимаю, что самостоятельно изобрел SMART-планирование и другие механики. Вместо того, чтобы прочесть. Переношу как есть. Всё еще актуально. Про свой новый опыт командного планирования отпишу в отдельной статье

***

В определенный момент работы на большом количестве проектов я понял, что хочу управлять своим временем эффективно и углубился в чужой опыт и книги. После какого-то момента я понял, что все базовые моменты общие, а сложные слишком индивидуальны. Решил поделиться своим опытом организации работы.

Кому это может пригодиться

Тем, кто занимается личным планированием, а не командным (там другие инструменты и принципы. Про Scrum и Канбан советую прочесть тут). У кого вид работы позволяет планировать своё время, а не тушить пожары (PM, предприниматели, тимлиды — скорее всего это не для вас).

Почему я планирую свою работу

Это дает мне спокойствие. Перечень задач я составляю от целей, распределяю время и понимаю, что дедлайны не просрутся, что задачи будут сделаны в порядке приоритета и конечный результат будет близок к ожидаемому. В случае ЧП у меня есть резерв на изменения планов в порядке приоритета.

Позволяет расставлять приоритеты. Задачи делаются вовремя. При ограничении своего ресурса заранее понимаешь какие вещи нужно аутсорсить или менять приоритеты.

Повышаю эффективность. Сокращаются промежутки на волоебство и придумывание задач (“вот есть час, чем бы заняться — возьму эту задачу. Мля, оказалось часа на неё мало”).

Как я планируюсь

Цели

Для меня планирование начинается с постановки целей. Прежде чем куда-то двигаться и что-то делать нужно понимать зачем. Можно и просто что-то делать, но когда внутри вас горит идея, а цель манит (я не про условные “вот бы бабок было много”, я про то, что реально вас цепляет), то эффективность растет на глазах. Для меня это факт.

По теме можно почитать «Мечтать не вредно» (Барбара Шер)

Кратко принцип выглядит так:

  1. Определяем глобальную цель (обычно это упражнение “Опишите свой идеальный день/будущее”) раскладывается на промежуточные этапы достижения этой цели на более мелкие цели.
  2. Определяем промежуточный перечень задачь
  3. Планируем их
  4. Учимся кайфовать от процесса

Подробнее об этом у Яра есть блок статей, в которых всё подробно и круто расписано И планирование это не только про работу. Это про отдых, получение впечатлений, здоровье и т.д.

Есть условное колесо развития, которое стало попсовым, но не стало от этого менее актуальным:

Таймменеджмент для специалиста

На него и ориентируюсь при начале планирования. Вторая его часть в том, что нужен ресурс, чтобы выполнять запланированное. А это и питание, и сон, и спорт

Сам процесс

  1. Глобально раз в два месяца определяю задачи в Google таблице (промежуток на который можно закладывать промежуточные цели и контролировать их выполнение);
  2. Раз в месяц составляю список задач по проектам, в зависимости от KPI и заношу задачи по проектам в Todoist. (Пример плана для клиента. Пример организации в Todoist );
  3. Раз в неделю (в воскресенье днём) выделяю полтора-два часа на планирование задач на неделю с корректировкой приоритетов;
  4. Каждый день (в конце рабочего дня) 10-15 минут на проверку и корректировку плана на следующий день, с указанием времени. Сложные задачи раньше, простые позже.

Важные моменты в планировании:

  • задача должна быть достижима (“я жму от груди 60 кг, через месяц буду жать 120 кг. Хуй. не будешь”);
  • задача должна быть конкретной (в момент дедлайна вы должны точно понимать сделали вы её или нет);
  • у задачи должен быть дедлайн;
  • указывайте время на выполнение задачи. Добавляйте туда резерв. Пример задачи
    Таймменеджмент для специалиста

    На самом деле я многое перепробовал, пока пришел к такому формату. В нём есть содержание, дедлайн, время на выполнение, приоритет, проекты. И такими блоками удобно планировать дни и недели. К примеру ребенок заболел, а жене нужно уехать к врачу — я остаюсь дома, просматриваю план на неделю — перекидываю неприоритетные и несрочные задачи на следующую неделю, а из оставшихся формирую следующие дни. На всё уходит пара минут.

  • Резерв около 20% времени. В день планируете задач не больше сколько у вас реального рабочего времени минус еще раз те же 20%. Это ваш резерв на попить, поссать, посмотреть в окно и горящие задачи (вам обязательно кто-то напишет, если вы не полный социопат. Реальное время оценки задач приходит с опытом. Я веду учет с помощью Toggl. Это позволяет учитывать время и смотреть в конце месяца куда оно уходит. При сопоставлении временных затрат с получаемой прибылью получаем эффективную стоимость часа. Регулируется по усмотрению.

Т.е. условно мой рабочий день 8 часов. Час уходит на обед. Рабочих задач я не планирую больше чем на 6 часов (и при оценке каждой из них есть резерв). Если я ошибся с оценкой — у меня есть резерв. Если я красавчик и есть время — трачу на обучение. В неделю 30 часов. В месяц 120. В зависимости от них распределяю на проекты. Не вкладываюсь? Вспоминаю про правило 20/80 и делаю действительно важные задачи. Остальные на аутсорс или из плана в неприоритетные.

Немного о рабочем процессе:

  • Все оповещения, напоминалки и прочее отключены. Всплывающих окошек скайпа у меня нет уже как года три. Соц. сети и т.д. только в нерабочее время. Нормальная работа только в потоке. В момент времени — только одна задача.
  • Клиентов, друзей и т.д. проинформировал о важности каналов — задачи приходят по почте. Почту проверяю раз в два часа (дело привычки или плагина). Нет таких задач, которые не ждут час. Чаще решаются без вашего участия.
  • “Ешьте лягушек с утра”. Все важные и сложные задачи (они носят термин “лягушки” и описаны в любой книге) делаются с утра первыми и не откладываются. После обеда оставляю текучку и мелкие задачи.
  • Мелкие задачи (по 10-15 минут) группируйте блоками. В момент когда вы их закроете за полчаса-час у вас будет офигенный прилив энергии.
  • Обед, отдых и т.д. — заносите в план.
  • Освобождайте голову — выносите всё в планировщик. Да, бывают моменты, когда не сделал, т.к. не занес в план. Но это бывает раз в год. Просто заносите и не забудете.
  • “Правило двух минут”. Если задача требует две минуты — делайте сразу. Больше — занесите в план.
  • Старайтесь не заносить задачи в план на сегодня, если нет резерва. Это сложно объяснить, но это работает.
  • Составляйте план на следующий день. Есть поверье, что сил на день выделяется столько, сколько вы запланировали. Поэтому я не составляю планы с утра.
  • Мотивируйте себя вкусняшками и хвалите. Ну правда.

Основные проблемы и решения:

  • План не выполняется — ставьте реальные планы.
  • Произошло ЧП и план похерился — ЧП тоже планируются. Для этого и нужен резерв. Иногда помогает план Б, когда всё вообще пошло не так.
  • По плану работать скучно. Хаос прекрасен, но план позволяет освобождать время, которое можно применить с большей пользой.
  • Моя работа не планируется. Вполне вероятно и тут я не помогу. Попробуйте планировать ту часть, которая планируется.
  • Нет желания — это не проблема планирования. Ставьте цели и мотивацию. Вы можете достигнуть всего (с) Лебедев.
  • Есть цель, но нет ресурса — растите ресурс. Какой бы у вас не был офигенный план — если вы не выспались и болеете — он вам не поможет. Питание, зарядка, сон, витамины — это всё придумали не бедные люди (на самом деле хз).
  • Не получается сразу. Пробуйте и получится. Отъебитесь от себя. Вы и так молодец. Вы уже меняетесь.

Немного про сервисы и софт

Идеального нет. Есть тот, который подошел тебе. Я остановился на связке Todoist + Toggl + Google таблицы. При соблюдении требований выше — меня устраивает. Пользуюсь бесплатными версиями. Хотел описать работу, но скрины были выше, а подробнее справки функции не укажу. Если есть вопросы — то отвечу и добавлю в итоге больше примеров. Как-то так, на истину в последней инстанции не претендую. Пожелания принимаются. Описание своего опыта приветствуется. При необходимости буду добавлять, т.к. вариант вполне сырой и всё сразу за два часа не напишу, хотя уверен, что нюансов много. В том числе фишек и у вас

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Андрей

    Статья супер! Из своего опыта, пользуюсь google calendar + todoist для планирования дня и недели (у них сейчас есть двухсторонняя синхронизация и можно удобно раскидать задачи по времени в календаре и закрывать их через todoist), а для целей на год и два месяца использую ежедневник по типу bullet journal, да не технологично, но есть своеобразный кайф от того чтобы писать и закрывать задачи от руки)

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: